Rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej niejednokrotnie warunkuje pomysły, dzięki jakim możemy promować naszą firmę. Nieraz chcąc zabłysnąć przed konkurencją możemy wpaść na pomysł, aby właśnie w naszym mieście planowane były zaplanowane odpowiednio uprzednio poprzez pracowników naszej firmy konferencje. Rzeczywistość szybko weryfikuje kompetencje organizacyjne pracowników firmy, a niejednokrotnie okazują się one stosunkowo niewielkie. Wtedy takie wydarzenia wymagające specjalnej oprawy oraz stosownej logistyki powinny być realizowane poprzez zewnętrzną firmę. Wtedy możemy mieć pewność, że każdy szczegół zostanie dopięty, ale my będziemy mogli skupić się na temacie przewodnim konferencji, a także poszerzać swoje znajomości w pożądanych kręgach. Firmy, które zajmują się organizacją wydarzeń widzą także olbrzymie zainteresowanie, jeżeli chodzi o sympozja.

Zaczynają one od odnalezienia najniezwyklej należytego miejsca konferencji bądź sympozjum, a także zarezerwowania miejsc noclegowych dla zadeklarowanych gości. Zapewnienie ewentualnego transportu z lokalizacji wydarzenia do miejsca noclegu to kolejny obowiązek, który spoczywa na organizatorze. W oszacowaniu liczby osób, jakiej możemy się spodziewać pomóc mogą profesjonalne usług telemarketerskie, ale osobną kwestią jest opracowanie materiałów graficznych i reklamowych, które będą nawiązywały do tematyki spotkania. Mnóstwo firm organizujących wydarzenia posiada swój sprzęt, co wyklucza konieczność jakichkolwiek inwestycji w tym zakresie.